Les préalables

Le mandat

Un plan de communication débute généralement par un mandat. Quelqu’un, dans l’organisation, a ressenti la nécessité de concevoir un tel plan, soit pour régler une problématique communicationnelle, lancer un nouveau produit ou un nouveau service, redéfinir l’image de l’entreprise, etc.

Les activités préalables à la rédaction du plan de communication
  • Redéfinir
    le mandat
  • Analyser la
    situation

D’où provient ce mandat? Souvent de la haute direction mais parfois d’autres services, comme celui des ressources humaines, du marketing ou même, de l’informatique! D’autres fois, la décision de rédiger un plan de communication est une initiative du Service des communications.

Lorsque le mandat provient d’une tierce partie, il vaut mieux le clarifier et le redéfinir.

Les trucs du métier

Peut-être trouverez-vous difficile de questionner un mandat qui vient de la haute direction ou d’un collègue d’un autre service. Pourtant, il s’agit d’une étape importante, voire essentielle.

Lorsque « le mandataire » (celui qui vous a donné le mandat de rédiger un plan de communication) commence à exprimer ses besoins, il arrive souvent que l’on s’aperçoive qu’il ne décrit pas forcément le problème mais qu’il propose, d’ores et déjà, des solutions. Comme s’il avait déjà posé son « diagnostic ». Or, il est fort possible que ce diagnostic soit inexact et que le « traitement suggéré » soit inapproprié.

Pour recadrer le mandat de départ, il est utile de revoir avec le mandataire le cheminement parcouru, de la situation initiale à la demande exprimée. Demandez-lui de préciser la nature du problème (selon lui), d’en tracer l’historique, de décrire toute tentative antérieure pour le résoudre, d’expliquer les relations qu’il établit entre ce problème et sa requête. Les réponses à ces questions vous permettront de vous forger votre propre perception de la situation et d’établir, avec lui, un processus coopératif en partageant vos réactions et en lui suggérant, éventuellement, d’autres enchaînements possibles entre les événements, qui l’inciteront sans doute à mieux définir le mandat.

À visionner.À visionner

Pourquoi et comment questionner un mandat? Voyez ce qu’en dit Mme Gagné.

Anne-Marie Gagné, Ph. D.

 

Et vous?Et vous?

Pour clarifier le mandat, il est intéressant d’organiser un brief (ou briefing), soit une brève réunion d’information destinée à exposer précisément une situation, un problème, les contraintes et les résultats attendus. Le briefing doit fournir ou permettre d’obtenir toutes les informations disponibles pour entreprendre l’élaboration du plan de communication.

  1. Selon vous, quels sujets devrait-on aborder au cours d’une telle réunion? (Cochez toutes les réponses qui vous semblent à-propos.)

    En fait, les seuls éléments qui ne devraient normalement PAS faire partie de cette première rencontre sont :

    1. L’axe de communication à développer;
    2. Les moyens de communication à mettre de l’avant;
    3. Les stratégies de communication à utiliser;
    4. L’identification des personnes responsables du problème communicationnel à régler.

    Pourquoi? Au moment du briefing, il convient d’être neutre et de ne pas concevoir le plan avant même d’avoir procédé à une analyse de la situation. Discuter des stratégies et des moyens à utiliser ou encore, de l’axe de communication à mettre de l’avant pourrait venir teinter les choix qui devront être effectués plus tard, une fois l’analyse de la situation réalisée, la problématique clairement rédigée, les objectifs justement énoncés et les publics identifiés et segmentés.

    Au moment de questionner le mandat, il convient donc de s’en tenir au contexte global de la situation, aux résultats de sondages obtenus, à une description de la situation actuelle et des résultats attendus, aux ressources dont on dispose, aux publics visés, au budget disponible, à l’échéancier souhaité ainsi qu’aux enjeux particuliers et obstacles potentiels.

Passez à l'action!Passez à l’action! (activité optionnelle)

Dans l’introduction, nous vous lancions le défi d’élaborer VOTRE propre plan de communication pendant que vous suivez cette formation. Il est maintenant temps pour vous de passer à l’action!

1. Choisissez votre contexte

Peut-être avez-vous reçu le mandat de concevoir un plan de communication au sein de votre organisation. Peut-être avez-vous, vous-même, pris l’initiative d’en rédiger un. Peut-être encore aimeriez-vous en concevoir un mais vous n’avez pas de contexte auquel l’appliquer.

Si vous n’avez pas déjà en tête un mandat de départ et un plan de communication à rédiger, vous pouvez travailler à partir de l’une des situations fictives suivantes (et vous servir de ce contexte de base pour l’ensemble des exercices de cette formation).

Situation fictive 1 : la Société de transport de Montréal

Société de transport de Montréal.

Vous travaillez au sein du Service des communications de la Société de transport de Montréal (STM). Le directeur du marketing vous a donné le mandat de rédiger un plan de communication pour faire l’annonce du nouveau service de recharge à distance de la carte Opus. En effet, à partir de janvier prochain, les usagers du transport en commun de la région métropolitaine pourront recharger leur carte à partir de leur résidence, à l’aide d’un dispositif qu’ils pourront brancher à leur ordinateur personnel. Ce nouveau service sera instauré dans le but de réduire les files d’attente au début de chaque mois. Le dispositif (que les utilisateurs devront acheter), se détaille à 15 $. Le directeur du marketing assure que ce dispositif permettra d’effectuer des transactions sécuritaires et que les usagers ne verront pas d’inconvénient à payer un montant minimal pour l’achat du dispositif.

Situation fictive 2 : la Fondation MIRA

Fondation MIRA.

Vous venez d’être engagé comme responsable des communications pour la Fondation MIRA. Celle-ci poursuit l’objectif d’accroître l’autonomie des personnes handicapées et de favoriser leur intégration sociale en leur fournissant des chiens développés et entraînés pour répondre à leurs besoins en adaptation et en réadaptation (voir www.mira.ca). Votre premier mandat consiste à rédiger un plan de communication visant à accroître la notoriété de la fondation, dans le but de faire augmenter ses dons corporatifs. En effet, selon le directeur de l’organisme, la Fondation est bien connue du grand public mais les dons majeurs et récurrents, qui pourraient provenir du secteur privé, ne sont pas à la hauteur de ses attentes.

Situation fictive 3 : la Société québécoise des professionnels en relations publiques

Société québécoise des professionnels en relations publiques.

Après avoir commandé plusieurs études, la Société québécoise des professionnels en relations publiques (SQPRP) (www.facebook.com/SQPRP) a constaté une augmentation du nombre de jeunes relationnistes nouvellement diplômés sur le marché du travail. L’organisation vous a engagé afin de concevoir un plan de communication qui permettrait de favoriser l’intégration des jeunes relationnistes au sein des entreprises de plus de 500 employés. Vous avez donc comme mandat de proposer au comité « Formation et développement professionnel » de la SQPRP un plan de communication visant à maximiser la visibilité, la compréhension et les échanges entre les jeunes relationnistes et les acteurs du secteur des affaires.

2. Établissez ce que vous savez et ce que vous devriez savoir

Avant d’entreprendre la rédaction de votre plan de communication, vous devez vous poser certaines questions afin de redéfinir le mandat. Selon vous, quelles seraient les questions préalables à se poser pour bien définir le mandat de VOTRE plan de communication (selon le contexte que vous venez de choisir)?

Pour vous aider, faites d’abord l’inventaire de ce que vous savez déjà et des informations qui pourraient être pertinentes pour la conception du plan. De quelles autres informations devez-vous disposer afin de bien définir le mandat? (Au besoin, revoyez les informations présentées dans cette page!)

Réfléchissez à ces questions importantes, puis téléchargez et enregistrez Redéfinir le mandat (Word), que vous pourrez ensuite remplir et imprimer, au besoin.